Penerapan ISM Code & Tugas Masing2 Personil Di Darat Dan Kapal

Penerapan ISM Code & Tugas Masing2 Personil Di Darat Dan Kapal
International Safety Management (ISM) Code merupakan suatu standard International manajemen keselamatann pada kapal dan pengedalian pencemaran/polusi lingkungan.

Keterlibatan ISM code  dalam Perusahaan meliputi Top Management, DPA, Armada, Superintendent, Crewing/Personalia, Operasional, Logistik, Nahkoda dan awak kapal.


Pada ISM code terdapat 2 Part:

Part A: 
1. Umum.
2. Kebijakan keselamatan dan perlindungan lingkungan
3. Tanggung jawab organisasi
4. Designated Person Ashore (DPA)
5. Tanggung jawab Nahkoda.
6. Sumber daya dan personil.
7. Operasional kapal.
8. Kesiapan menghadapi keadaan darurat.
9. Pelaporan dan analisa ketidaksesuaian, kecelakaan dan kejadian yang berbahaya.
10. Perawatan kapal dan perlengkapannya.
11. Dokumentasi.
12. Verifikasi perusahaan, review dan evaluasi.

Part B:
13. Sertifikasi dan pengawasan.
14. Sertifikasi sementara.
15. Verifikasi
16. Formulir sertifikat.

Penerapan ISM Code & Tugas Masing2 Personil Di Darat Dan Kapal

Top Manajemen
Tanggung jawab Top Manajemen:
  • Komitmen terhadap penerapan Safety Management System (SMS).
  • Memberikan pernyataan kebijakan keselamatan & perlindungan lingkungan serta menanda-tangani kebijkan.
  • Menentukan struktur organisasi dan job description.
  • Menyetujui pemberlakuan prosedur dalam organisasi.
  • Memimpin pertemuan tinjauan manajemen,
  • Mengevaluasi efektifitas penerapan SMS.
  • Dukungan terhadap permintaan DPA / Kapal terutama prioritas terhadap aspek keselamatan dan perlindungan lingkungan.
  • Hadir saat opening meeting external audit (initial).

DPA (Designated Person Ashore)
Untuk menjamin operasional kapal dengan aman serta adanya penghubung antara Perusahaan dan awak kapal, Setiap Perusahaan harus menunjuk seorang atau beberapa orang yang ada di darat yang mempunyai akses langsung kepada pimpinan tertinggi dalam manajemen perusahaan. 

Tanggung jawab dan wewenang DPA harus meliputi monitoring pelaksanaan aspek keselamatan dan perlindungan lingkungan dalam operasional kapal dan menjamin bahwa tersedianya sumber daya yang dibutuhkan dan adanya dukungan dari manajemen darat.

Kriteria Penunjukan DPA:
  • Memiliki background & pengalaman: management, seafaring, ship operation dan technical experience.
  • Mengerti aspek keselamatan dan perlindungan lingkungan.
  • Mengerti dan menguasai SMS & ISM code.
  • Mampu berkomunikasi dan memiliki kemampuan bahasa yang baik,
  • Mampu memberikan motivasi dan solusi.
  • Mampu bekerja sama, kreatif dan sistematis.
  • Berwibawa
  • Orang kepercayaan Perusahaan.
Jumlah DPA tergantung dari besar kecilnya Perusahaan, bisa satu atau lebih. Bisa juga dibuat team DPA dengan seorang ketua. 

Posisi DPA berada di organisasi Darat dan bisa dirangkap jabatannya dengan jabatan lain. Seorang DPA harus memiliki akses langsung ke Top Manajemen dan secara hierarki posisinya 1 tingkat dibawah Top Manajemen.

Tanggung jawab DPA (Elemen 4):
  • Implementasi SMS dalam Perusahaan dan Kapal.
  • Mengkoordinir familirisasi dan pelatihan SMS.
  • Kendali dokumen SMS.
  • Evaluasi kecelakaan, NC dan near misses
  • Mengkoordinir tinjauan manajemen.
  • Memimpin team tanggap darrurat
  • Memonitor pelaksanaan safety drill & safety meeting di atas kapal.
  • Koordinasi pelaksanaan external audit (sertifikasi)

Tanggung jawab DPA-koordinasi kendali dokumen SMS (Elemen 11.1;11.2;11.3):
  • Menyusun prosedur, petunjuk kerja & form-form SMS
  • Memeriksa dan menyetujui pemberlakuan prosedur
  • Mendistribusi manual SMS kepada personil terkait dan kapal
  • Mengkoordinir usulan perubahan dokumen (prosedur/form)
  • Mencatat perubahan dokumen (amandement record)
  • Menjamin prosedur/form terkini tersedia di unit kerja terkait.
  • Menjamin prosedur/form lama (obselete) telah dimusnakan (oleh masing-masing unit kerja) bila sudah ada form baru.
  • Mengendalikan satu set copy "obselete document"
  • Menjamin record dikendalikan oleh setiap penanggung jawab
  • Menjamin pelaksanaan filling system agar mudah dilacak (traceability) dan mudah didapat (accessibility)
  • Mengendalikan publikasi external (SOLAS, MARPOL, BPI/NTM, dsb)

Tanggung jawab DPA-koordinasi evaluasi kecealakaan / NC (Elemen 9.1;9.2):
  • Menjamin semua kecelakaan, NC dan near misses dilaporkan
  • Mengkoordinir pelaksanaan evaluasi & investigasi untuk mengetahui akar penyebabnya (dengan melibatkan personil terkait)
  • Menentukan tindakan perbaikan, siapa penanggung jawabnya dan target tepat waktu penyelesaiannya.
  • Menentukan tindakan pencegahan agar kejadian yang sama tidak terulang kembali.

Tanggung jawab DPA-koordinasi internal audit (Elemen 12.1;12.3;12.5;12.6):
  • Membuat jadwal internal audit
  • Menunjuk internal auditor
  • Merekomendasikan pelatihan internal auditor dan membuat daftar internal auditor
  • Mengendalikan laporan internal audit dalam audit log
  • Mengendalikan NC (ketidak-sesuaian) dalam NC log
  • Menjamin semua unit kerja telah diaudit
  • Menjamin semua NC telah dilaksanakan tindakan perbaikan, di audit ulang (follow up) dan ditutup (close)
  • Melaporkan pelaksanaan internal audit dalam Rapat Tinjauan Manajemen
  • Mengendalikan record pelaksanaan internal audit

Tanggung jawab DPA-koordinasi rapat tinjauan manajemen (Elemen 12.2):
  • Merencanakan jadwal tinjauan manajemen (min. 1x/tahun)
  • Menentukan agenda / acara tinjauan manajemen
  • membuat undangan rapat + rencana agenda rapat
  • Pelaksanaan meeting yang dihadiri Pimpinan Perusahaan.
  • Membuat notulen hasil rapat (minutes of meeting)
  • Mensirkulasi notulen kepada unit kerja terkait.

Tanggung jawab DPA-koordinasi team tanggap darurat (Elemen 8.2):
  • Memimpin & koordinasi team tanggap darurat
  • Menjamin semua anggota team tahu perannya dalam situasi darurat serta mampu dihubungi setiap saat.
  • Membuat daftar kontak pihak-pihak external yang perlu dihubungi (SAR, RAdio Pantai, Rumah Sakit, Keluarga, Badan Klasifikasi, Galangan / Kontraktor, Supplier, dsb)
  • Menjamin kesiapan & ketersediaan sarana team
  • Melaksanakan table top drill (min 1x/tahun) dan mengendalikan notulen/berita acara drill.

Tanggung jawab DPA-monitoring safety drill & safety meeting (Elemen 5.1.5;6.5;8.2;12.2):
  • Menentukan jadwal safety meeting & safety drill setiap armada.
  • Memeriksa laporan pelaksanaan safety meeting & safety drill
  • Meyakinkan rekomendasi hasil safety meeting direspon.
  • Meyakinkan semua crew telah mengikuti safety drill.
  • Meyakinkan bahwa semua jenis drill telah dilaksanakan sesuai jadwal
  • Melakukan reminder terhadap kapal yang belum melaporkan pelaksanaan safety drill & safety meeting.
  • Mengendalikan record pelaksanaan safety drill & safety meeting.

Tanggung jawab DPA-koordinasi pelaksanaan ext.audit (Elemen 13):
  • Mengecek & menjamin semua unit kerja & armada siap ext. audit
  • Mengajukan permohonan ext. audit dan jadwal audit
  • Meyakinkan semua personil terkait hadir saat opening meeting
  • Mendampingi atau menunjuk personil lain untuk mendampingi auditor (counter part)
  • mengendalikan laporan audit dan memonitor / melaksanakan tindakan perbaikan atas NC
  • Melaporkan pelaksanaan tindakan perbaikan untuk close out NC
  • Mengendalikan sertifikasi asli & salinannya. Untuk DOC asli di Perusahaan, copy disetiap kapal. Untuk SMC asli dikapal, salinan di Perusahaan.
  • Koordinasi pelaksanaan surviellance audit.

Armada
Tanggung jawab fungsi armada:
  • Biasanya merangkap DPA
  • Menjamin semua armada siap beroperasi
  • Mengevaluasi & menyetujui perimtaan kapal & staff
  • Mengkoordinir perawatan kapal
  • Mengkoordinir penerimaan & penempatan awak kapal
  • Mengkoordinir pelaksanaan docking & perbaikan.
  • Terlibat dalam team tanggap darurat
  • Mengendalikan surat & sertifikat kapal
  • Merespons defiensi dari PSC, badan klasifikasi, terminal inspection, external audit
  • Mengkoordinir familirisasi & pelatihan awak kapal
  • Mengevaluasi kecelakaan & near misses.

Tanggung jawab fungsi teknik / superintendent:
  • Menyusun Planned Maintenance System (PMS)
  • Memproses permintaan kapal yang sudah disetujui
  • Mengendalikan laporan perawatan & kerusakaan kapal
  • Mengupdate PMS
  • Mengendalikan sertifikat kapal
  • Mengendalikan pelaksanaan docking dan repair list

Crewing / Personalia
Tanggung jawab fungsi crewing / personalia:
  • Menentukan kriteria persyaratan crew
  • Koordinir rekruitmen & seleksi crew
  • Koordinir penempatan crew
  • Koordinir familirisasi SMS (familirization before joining ship)
  • Menyusun jadwal pelatihan & realisasinya
  • Koordinir pelaksanaan appraisal crew
  • Mengendalikan dokumen awak kapal

Operasional
Tanggung jawab fungsi operasional:
  • Menyusun pola trayek dan jadwal armada kapal.
  • Mengevaluasi laporan pelayaran (voyage report)
  • Monitoring posisi kapal (noon position)
  • Melakukan komunikasi rutin dengan armada kapal
  • Memenuhi permintaan rutin kapal sesuai kebutuhan
  • Mengkoordinir kegiatan bongkar muat, pelabuhan & PBM
  • Mengurus surat-surat kapal & dokumen cargo

Logistik
Tanggung jawab fungsi logistik:
  • Mengendalikan permintaan kapal
  • Mengirim permintaan kapal & kendali tanda-terima
  • Mengendalikan penyimpanan stock material (inventory)

Nahkoda
Tanggung jawab fungsi nahkoda:
  • Memimpin departemen deck, mesin dan catering
  • Menerapkan SMS (Shipboard procedure)
  • Mensosialisasikan kebijakan perusahaan
  • Memotivasi awak kapal
  • memberi instruksi/perintah dengan jelas
  • Mengevaluasi SMS dan melaporkan defisiensi ke manajemen darat
  • Mengkoordinir safety meeting & safety drill
  • Menilai kinerja awak kapal

Tanggung jawab Mualim 1:
  • Memimpin departemen deck
  • Ditunjuk sebagai safety officer
  • Mengkoordinir penanganan bongkar-muat cargo
  • Mengatur tugas jaga kapal departemen deck
  • Mengendalikan buku harian deck, olah gerak, oil record, cargo log, dll
  • Mengendalikan peralatan keselamatan
  • Mengendalikan perawatan dan perbaikan kapal bagian deck
  • Melakukan inspeksi kegiatan bagian dek
  • Mengkoordinir familirisasi bagian deck
  • Membuat laporan bagian deck dan ditanda tangani Nahkoda

Tanggung jawab KKM (Kepala Kamar Mesin):
  • memimpin departemen mesin
  • Mengkoordinir pengoperasian permesinan kapal
  • Mengatur tugas jaga kapal departemen mesin
  • Mengendalikan buku harian mesin, instruksi, manual, dll.
  • Mengkoordinir perawatan permesinan kapal
  • Melaporkan kegiatan perawatan permesianan
  • Mengkoordinir familirisasi bagian mesin
  • Melakukan inspeksi rutin bagian permesinan

Tanggung jawab masinis 1:
  • Melakukan tugas jaga (berlayar/ di Pelabuhan)
  • Mengendalikan operasional mesin induk, mesin pendingin, panel listrik & elektromotor
  • Memeriksa indikator-indikator mesin
  • Mengkoordinir perawatan pompa-pompa
  • Melaksanakan perawatan mesin induk & perlengkapannya
  • Mengendalikan pelaksanaan permintaan bunker & minyak pelumas.

Tanggung jawab rating:
  • Melakukan tugas jaga (berlayar/dipelabuhan)
  • memahami tigas-tugas dalam keadaan normal maupun darurat
  • menjaga kebersihan ruang / tempat kerja
  • Melaksanakan kegiatan perawatan sesuai perintah atasan.

Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca sekalian, jika ingin berlangganan gratis dari www.hairulachsan.com. masukan email anda di kolom berlangganan artikel dan klik submit.